科学研究的方法之五 ——如何在科学会议上作报告?
发布时间:2017-02-20  浏览次数:

 编者按: 

      做科学研究,首先要学习做研究工作的方法。所谓 “工欲善,必先利其器”,这句话就是讲改进和完善自己工作方法的重要性。

      作者蒋百川博士后期间,因教授Flom “世界上有多少事没人做过,你做得过来吗?这不能成为你要做这个研究的理由”的反问,开始认识到学习 “研究方法” 的重要性。之后蒋百川进行了相关课程的学习,并在实践中不断改进,逐步掌握了这方面的知识。2013年他退休后开始陆续撰文分享积累的经验、心得体会,并汇聚成一本《科学研究的方法》。《知识分子》获作者授权,将陆续为大家分享书中内容,此为该系列的第五篇。

 

撰文蒋百川(美国诺瓦东南大学教授)

 

在科学会议上作报告的方法

    参加国际学术会议,在会议上报告自己的研究成果,并与同行作交流,是毎个年青科学工作者所向往的事情。在国际会议上通常有两种方式报告研究成果,即墙报poster及大会发言oral presentation。 本文暂且不谈这两种方式的差别与选择,只集中讨论在大会发言(对于新人,多数是会被安排在各专题报告时发言)时的方法及应注意的问题。一个人在讲演时的表现,也会体现出此人的各方面的素养,所以是要非常认真对待自己的每次讲演。

    总的来说,在会议中发言最需要避免的是 “我是在告诉你们这些信息(听不听得懂与我无关)” 的思想,而是要树立 “我想与你们分享自己的成果,希望我的报告能让你们得到或了解些什么” 的观念。为了做到这一点,在讲演时(从准备讲演开始)应注意以下几个方面:

    1)选择所要讲的内容的关键要点,一般会议发言只给15-30分钟时间,你不可能把一项研究工作的方方面面都详细讲到,所以突出重点很重要。

    2)在讲演一开始要告诉听众你今天准备讲哪几方面的问题。

    3)先要了解你的听众对于你要讲的问题和内容的知识程度,例如对完全对口的同行作报告时你可以忽略一些专业术语的解释、对某项指标的测量方法等等,但是对仅在大专业范围一致的或者跨领域的听众作报告时,为了使大家都能听懂你在说什么,必须考虑在某些地方要作深入浅出的说明。

    4)把讲演内容分成几个重点,使自己能把握好时间及节奏。

    5)要避免使用含糊和模糊不清的语言,例如不要讲:“我想这个结果大概是XXX意思” (注意这句话中的 “想”“大概” 均是不很肯定的意思)。你自己也不确定,如何能使别人相信?

    6)在讲演中,要注意节奏与层次,使得听众能逐步深入,完全听懂你讲的内容,要避免给听众过多的信息而来不及理解与接受的情况,这其实是讲演的艺术之一。

    我个人的体会是你准备完讲稿之后,要把自己设想为是一名听众,想一下这个讲演你自己能听得懂吗?

    无论毎次会议有多少听众,认真准备好你在科学会议上的每次讲演,是你成为你的领域内一名成熟的研究者的必经之路。

如何准备你的讲演

 

    学生经常会问,我应该什么时候开始准备我的讲演?我的建议是一旦你知道你的摘要被会议作为发言oral presentation录用后,你应该立即开始着手准备,并且应是在去参加会议的一个月之前完成你的 PPT的初稿。在剩下的一段时间内,你可以再重复检查二、三次你的讲稿(见如下步骤),最后争取在学校里先试讲一次并听取老师和同事的意见,这种意见不仅是针对你所讲的内容,而且也要对你的表达方式提供改进的建议。

    无论会议给你的讲演时间是10分钟还是50分钟,准备过程是一样的,一般有三个步骤:

    第一步:请你工作中的好友帮你排演一次,此次着重检查你讲演的内容。你们着重考虑如下问题:你报告的内容是否全面?有没有可以省略的内容?要讲述的内容在前后次序安排上是否合适?同时要请他们其中一人帮助你计时。

    第二步:在对上述问题作了修改以后,进行第二次排演。这次要检查:幻灯片的内容是否清楚?讲演在各节点上有否作了停顿?图片与文字,幻灯片与讲演有否很好的衔接与对应?总之,这一次主要是请同事帮助你审查幻灯片方面的问题及提供改进的建议。

    第三步:然后,在改进了你的幻灯片以后,再作一次完整的排演或试讲,此时要在讲演后还包括提问和回答的环节,你需要在回答提问方面作些练习及准备,因为这往往是对新人来说最为困难并无从准备的一个环节。如上述,你可以在学校或系里试讲时完成这一步的准备。

PPT 的准备

    一般情况下,如果没有幻灯片的帮助,你很难能让听众在报告时始终集中他们的注意力。没有幻灯的帮助,也往往难以把复杂的内容(如实验装置步骤、数据结果等)表达清楚。另一方面,一篇很好的讲演也可能被使用了不合适的幻灯、讲演时遇到的设备上的技术问题等因素搞砸。这方面的注意事项虽然是老生常谈的事情了,但是在科学会议中这方面的错误仍然会经常发生。首先要记住幻灯仅是你讲演时的一个辅助手段,有的人把幻灯做得色彩缤纷、在幻灯中放入一些奇葩的标记、加上一种儿童电视中的音响效果等等,以为是别出新裁,吸引眼球,其实是在喧宾夺主,分散听众对你讲演的注意力。

    以下是几点建议:

    1)一般规则:幻灯数量要少而精;应选择平淡整洁容易阅读的版面;在背景与文字的颜色选择方面要注意对比度的问题;一个报告的PPT应使用始终如一的格式:如统一的色彩、字体、布局等。

    2)文字方面的规则:一张幻灯片中以6行字最好,尽量不要超过8行,尤其会场比较大时更应注意这个问题,这样规定的目的是为了坐在后排的听众也能看清楚;要选择清淅的字体;避免使用大写字母(读起来比较费劲);每一行的右边要对齐,左边自由,这样做是使得每个字母的间距相等。

    3)插图方面的规则:尽量保持一个幻灯片中只有一个图;当一张图中有许多条曲线时,应该用符号、而不是用颜色来区分这些曲线;尽量要给出各点(均值)的变化大小(如方差);对坐标要加标识,说明其代表什么;避免使用三维数据图。

    4)表格方面的规则:表格要尽量简单;表格一般适宜用在发表文章上、但不适宜讲演;实在需要使用表格时,每列的数据或文字需对齐;对每行与每列的含义要给出说明,对测量值要注明单位。

在作报告时的几点建议

    1第一张幻灯片:如同文章一样,第一张幻灯片应给出题目、作者的姓名和单位。当你站在发言台前,银幕上放出第一张幻灯片时,首先要利用这个短暂的时间用眼睛向你的听众致意,然后对于这一节session的会议主持人表示感谢,对于你的演讲题目也要说些什么。然后再换到第二张幻灯片。

    2)讲演与幻灯之间的关系:用语言去填补幻灯片中没有表达的信息,你的目的是使用语言与文字来共同表达,不需要你去读幻灯片上的文字。说到这里或许你可以明白为什么有前面说过的对幻灯片的要求。在幻灯片的文字中,你可能只需要一些关键词,但是在讲演中,你说岀来的句子必须是完整的。

    3)在演讲时,需说明你的摘要与这个讲演的区别之处(如果有这样的情况):许多人早早就提交了会议摘要,然后直到会议前夕又做了很多工作,或者修改了摘要中的数据及结论,因此在讲演时必须告诉听众作了哪些改动以及理由。例如你可以说:"Please note that these results differ from those in the printed abstract.  The current results include data from an additional 50 cases."

    4)按会议规定准时结束非常重要。拖迟时间是不遵守规则的表现,那时候听众会开始不耐烦听你继续讲下去,所以你的内容再精彩也没有用了。由此可见你通过会议前的演习,把握好时间的重要性。

    5)在回答问题的环节。一般会议有510分钟的提问时间,你回答问题时的表现,会给听众对于你的知识背景的一种印象,所以要好好把握这个环节。所以对于这个环节我要说得详细一点。以下是一些建议:

    a)事先要对与你讲演内容有关的基础知识有充分了解与准备,否则不容易对付各种问题。

    b)最好事先能了解到听众的大致水平和情况。

    c)你讲演开始时(或报告前)与会议主持人打招呼此时可能会发生作用,当有人执意坚持他的问题并与你纠缠时,你可以示意他,请他帮你解围。

    d)注意在回答问题时要避免涉及年龄、性别、宗教信仰、民族等敏感话题。

    e)当一个问题提出来以后,你可能会迅速想到他为什么问这个问题,此人的姿态body language有时会给你这种感觉。例如他是否真的需要得到你的答案还是为了表现他自己?但是你必须记住,你的回答不是给他一个人听的,而是需要面对所有听众,所以在任何情况下,你应仅针对问题本身作答,忽略对提问者个人的看法。

    f)在出现压力时,要保持冷静。以柔克刚,不要去挑战提问者,始终与会场中的听众保持对视,以便从中获得鼓励与帮助。

    g)及时纠正提问中的错误假定,以免被提问者误导。

    h)不要将你的回答延伸到去作另外一个报告,你可以说:This is next topic which I will present in the next year meeting (or tomorrow session XX

    i)不要取笑低级的问题,你可以用真诚的态度向他提供一些基础知识。

    j)如果问题很长或涉及面较大,你需要较长时间回答时,可以要求散会后私下交流。

    k)如果你知道提问者是你领域的权威,而他的问题又较难时,你可以请他自己谈谈他的意见。

    l)如果你无法回答所提出的问题时,最好诚实地告诉听众,并且寻求是否有人可以回答这个问题。

    m)如果有人打断你的发言时,你可以请会议主持人帮助,也可以说:I am coming to this particular point later. 去制止那个人的纠缠,无论你是否在接下来真的会涉及此问题。

    n)如果因为会场中的设备等问题,使得不是每个人都能听清楚提问时,在你作解答前最好把问题简要地重复一遍。

    在国际会议作讲演需要一定外语能力,许多人可以把报告内容背出来,但是在提问环节却一点都听不懂,更不用说回答听众的提问。所以要慎重考虑你是否合适用演讲的形式(你还可以选poster的方式)。参加学术会议并报告自己的研究成果,从时间顺序上来讲,应是在完成了实验工作并初步总结了研究结果(数据处理、分析,及得出初步结论)之后,为此希望去会议作交流,听取同行意见,为下一步发表文章作准备。这也是科研工作的一个环节,所以目的应该是单纯的,态度应该是真诚的。